Como um CRM ajuda a acompanhar oportunidades de venda

Quais dificuldades justificam olhar para um CRM?

Se a empresa perde histórico quando alguém sai, precisa procurar informações em várias conversas ou não sabe quais propostas aguardam retorno, existe um problema de organização comercial que merece atenção.

Um CRM pode concentrar esse acompanhamento e tornar etapas e responsáveis visíveis. A ferramenta, porém, depende de um processo compreensível e de registros atualizados. Transferir uma lista desorganizada para outro sistema não resolve sozinho a forma de trabalhar.

Desenhe o processo antes de configurar a ferramenta

Liste o caminho real de uma oportunidade: entrada, entendimento, avaliação de escopo, proposta, negociação e desfecho, por exemplo. Algumas empresas terão menos etapas; outras precisarão de uma visita ou análise técnica.

Para cada etapa, defina o que precisa acontecer para avançar. “Proposta enviada” pode exigir que o documento esteja registrado e que exista um retorno combinado. Sem um critério, cada pessoa usa o sistema de um jeito e os relatórios ficam difíceis de interpretar.

Comece com campos que ajudam a agir

• Identificação da empresa ou do contato.
• Necessidade e serviço de interesse.
• Origem, quando conhecida.
• Responsável pela oportunidade.
• Etapa atual e próximo passo.
• Data combinada de retorno, quando houver.
• Desfecho e motivo conhecido de perda.

Outros campos podem ser úteis, mas cada um precisa ter finalidade. Informações que ninguém usa aumentam o esforço de atualização e podem desviar a atenção do que é necessário para continuar a negociação.

Teste a rotina com oportunidades reais

Antes de configurar muitas automações, acompanhe como a equipe usa o processo. Uma implantação inicial pode começar com um grupo de usuários e uma parte da operação, corrigindo dificuldades antes de ampliar.

Verifique se é simples localizar uma negociação, registrar uma interação e perceber uma pendência. Combine também quem revisa registros sem responsável ou sem próximo passo. Treinamento precisa abordar essas tarefas do dia a dia, além dos botões da ferramenta.

Conecte o comercial à aquisição

Quando os registros são consistentes, fica mais fácil comparar a origem das oportunidades com seu avanço. O marketing pode receber informações sobre perfil e motivos de perda, em vez de apenas uma impressão geral sobre a qualidade dos contatos.

Os relatórios devem deixar claras as lacunas. Uma oportunidade sem origem registrada não deve ser atribuída por adivinhação. Um valor estimado no funil também não equivale a uma venda confirmada.

Escolha o CRM considerando aderência ao processo, facilidade de uso, acesso, exportação e integrações necessárias. A ferramenta certa para outra empresa pode trazer complexidade desnecessária para a sua.

Conecte a decisão ao cenário da sua empresa

Na Benzaquen, tecnologia e processos são discutidos em conjunto com aquisição e conversão, a partir das necessidades da operação.

Conheça quem conduz esse trabalho.